6 Estrategias para estar organizada y enfocada trabajando desde el hogar
¡Saludos mis jefas y jevas! Desde la pandemia del COVID-19 muchos de nosotr@s nos hemos visto obligad@s a trabajar desde nuestras casas. Al principio quizás fue fantástico (o al menos eso parecía), pero con el paso del tiempo nos dimos cuenta de que tenemos muchas interrupciones y distracciones que no nos dejan reflexionar o enfocarnos en nuestras tareas del día a día. Sé por experiencia lo difícil que puede ser organizarse y mantener el enfoque, en medio de todas las noticias negativas. Es por esto que he decidido poner por aquí una lista de consejos que me funcionan y que pueden ayudarte. No tod@s somos iguales, pero es una combinación de muchas lecturas y práctica, que espero sirvan para ponerte al día.
Lleva una agenda, journal o haz una reflexión diaria.
Establece las tres metas o cosas más importantes para cumplir en el día. Esto debes hacerlo inmediatamente te levantes, ya sea en la misma cama con los ojos cerrados, mientras te tomas tu café o en una meditación de yoga. Esto no debe tomarte más de 3-5 minutos, no tienes excusa. Eso sí debe ser en completo silencio.
Las metas o tareas que no estén dentro de tus 3 prioridades del día pueden esperar. Al principio entender esto te va a dar trabajo, porque quizás estás acostumbrado a pensar que todo tiene prioridad, pero creeme hay cosas que pueden esperar y nada va a pasar.
Establece un sistema de listas. Ten listas de diferentes tamaños. (Ej. Post-It’s, notas en el celular, libretas, etc)
Utiliza una libreta grande para las metas que quieres lograr en esa semana.
Utiliza Post-Its medianos para las cosas que quieres lograr ese día.
Utiliza Post-Its pequeños para micro tasks qué quieres que se logren en las próximas tres horas. ¡Importante!: No puedes interrumpir lo que haces durante esas horas para lograrlo todo.
Extra tip!
Crea en la mañana de los domingos o los lunes una lista de cosas que necesitas hacer en la semana. Repasa por las mañanas la lista del día y ten a la mano los Post-Its pequeños para cosas que no quieres que se te olviden pero tienes que lograr en las próximas horas.
Compartimentaliza tus días por funciones. ¡Práctica la técnica Pomodoro!:
La técnica Pomodoro es una herramienta de gestión y organización del tiempo que estimula a las personas a trabajar con el tiempo que tienen. Con este método, divides tu jornada laboral en fragmentos de 25 minutos separados por descansos de cinco minutos. Después de unos cuatro Pomodoros, se toma un descanso más largo de aproximadamente 5 -10 minutos.
Utiliza este método para:
Labores de la casa.
Contestar correos electrónicos.
Redacción.
Reuniones.
Llamadas telefónicas.
Tiempo Creativo.
Divide todas las tareas en pedazos y evita el multitasking que hace que te distraigas. Si eres fanático de las redes sociales, tienes permiso para verlas en los breaks de 5 minutos. Si pierdes mucho tiempo en reuniones, limitadas a 45 minutos y prepara una agenda antes para maximizarlas. Date 10 minutos, estira, camina, haz ejercicios de respiración antes de entrar en una próxima reunión para prepararte y que tengas tiempo de cambiar tu mindframe.
Utiliza programas como Calendly para organizar y crear las reuniones, (¡no sucumbas a poner reuniones en cualquier momento del día!)
Durante los tiempos de pandemia y en la era de Zoom, de momento me vi poniendo reuniones back-to-back ya sea con el equipo o con clientes, y luego no me daba el día para trabajar. Hasta que Laura Tirado me compartió la plataforma Calendly. Compré la versión premium y ahora hago bloques de reuniones que me permiten tener espacios calendarizados para reuniones con el equipo, con clientes e incluso tiempo para más Jefas y Jevas y escoger que tiempo le dedico a cada reunión.
De otra forma, tu vida se convierte en una lista interminable de reuniones y no eres productiva.
Dedícate una hora del día para ti.
Haz ejercicios.
Medita.
Visualiza o planifica.
Escucha música o baila.
Haz yoga.
¡Haz lo que conecte contigo! Balancear el cuerpo y la mente es tarea ardua en tiempos de pandemia, pero imprescindible para lograr sanidad mental.
Analiza las funciones que haces diaria y semanalmente: Analiza ¿Qué del 20% que haces te genera el 80% de resultados? (Enfócate en eso) Empieza a delegar lo que te consume el 80% del tiempo y te genera el 20% de los resultados.
En esta misma línea analiza, que 20% de tus clientes te generan el 80% de tu facturación. Enfócate en ellos, el resto: se delega.
Estas son algunas de las cosas que me mantienen enfocada y organizada. ¡Recuerda que es un proceso muy tuyo, y debes analizar lo que te funciona! Así que comienza esas listas, organízate y dedícale el tiempo adecuado y pronto verás cómo te organizas mejor.
¿Qué haces tú para organizarte?